La Posta Elettronica Certificata o “PEC” è stata introdotta ufficialmente in Italia nel 2005, con il Decreto del Presidente della Repubblica n. 68 dell’11 febbraio, che ha stabilito il quadro normativo per il suo utilizzo. Questo sistema è nato con l’obiettivo di digitalizzare e rendere più sicure le comunicazioni ufficiali tra cittadini, imprese e pubbliche amministrazioni, sostituendo in molti casi la tradizionale raccomandata con ricevuta di ritorno (A/R).
Il mittente, infatti, dopo aver inviato un messaggio riceve una ricevuta di accettazione dal proprio gestore, attestante l’invio del messaggio, mentre il gestore del destinatario invia al mittente una ricevuta di avvenuta consegna, certificando che il messaggio è stato recapitato nella casella PEC del destinatario.
Queste ricevute – firmate digitalmente dai gestori – costituiscono prova legale dell’invio e della consegna del messaggio come se fosse una raccomandata con la ricevuta di ritorno.
Inoltre, la PEC garantisce, oltre alla certezza di invio del messaggio, anche l’integrità del contenuto del messaggio inviato e degli allegati acclusi che non possono essere alterati o modificati durante la trasmissione oltre che la data e l’ora dell’invio del messaggio con una “marcatura temporale” delle ricevute di accettazione e di consegna.
Come ormai noto la PEC è utilizzata, in quanto obbligatoria, da Pubbliche Amministrazioni per le comunicazioni ufficiali, così come è obbligatoria per professionisti iscritti a ordini ed albi, come avvocati, commercialisti, medici, ingegneri ed infine per le società commerciali e non, comprese le imprese individuali.
Per quanto riguarda specificatamente gli avvocati e il sistema delle notifiche, partire dall’anno 2012 possono eseguire le notifiche in proprio a mezzo PEC (L. 228 del 24/12/2012), sostituendo quindi, con medesimo valore e possibilità di riproducibilità in giudizio, le raccomandate A/R e come le raccomandate A/R una volta consegnate al destinatario sono considerate ricevute, anche se lo stesso non ne legge il contenuto, come peraltro ribadito più volte anche dalla Suprema Corte di Cassazione.
Tuttavia, fino a fine 2024 sussisteva un vuoto normativo qualora l’invio tramite il sistema di PEC di una lettera o di un atto non fosse andato a buon fine e il mittente riceveva un avviso di mancata consegna.
In quest’ultimo caso, in assenza di una previsione normativa specifica, occorreva rivolgersi ai tradizionali metodi di notificazione piuttosto che utilizzare l’invio con la tradizionale raccomandata con la ricevuta di ritorno.
Il recente intervento normativo denominato “Correttivo Cartabia“, ovvero il Decreto Legislativo n. 164 del 31 ottobre 2024, ha infatti introdotto significative modifiche nel mondo delle notifiche legali effettuate tramite Posta Elettronica Certificata; un aggiornamento che mira a rendere più efficienti e sicuri i processi di comunicazione nel settore della giustizia, eliminando incertezze interpretative e agevolando l’uso degli strumenti digitali.
La riforma ha toccato diversi articoli del Codice di Procedura Civile e della normativa sulle notificazioni. La novità più rilevante riguarda il caso in cui la notifica via PEC non va a buon fine e vi è una mancata consegna al destinatario. In passato per tale ipotesi l’avvocato doveva rivolgersi all’Ufficiale Giudiziario per procedere con la notifica, dichiarando che è stato nell’impossibilità di eseguirla via PEC.
La riforma introduce un meccanismo alternativo che garantisce comunque il completamento del procedimento. Se il problema è dovuto a cause imputabili al destinatario, l’atto viene inserito nel “Portale dei Servizi Telematici” (PST) del Ministero della Giustizia, in un’area riservata collegata al codice fiscale del destinatario. A questo punto, la notifica si considera effettuata dopo dieci giorni dall’inserimento o nel momento in cui il destinatario accede all’area riservata, se lo fa prima della scadenza dei dieci giorni. Tale nuovo strumento per le notifiche vie PEC è attivo a partire dal 26 novembre 2024.
Questo strumento, come è stato evidenziato, semplifica e certifica il processo di notifica nel caso in cui la PEC non vada a buon fine per cause imputabili al destinatario.
Per utilizzare questo servizio, il notificante (avvocato, cancelliere o ufficiale giudiziario) deve:
- Inserire nel portale l’atto da notificare insieme a una dichiarazione che ne giustifichi l’inserimento;
- Allegare la relata di notifica e l’avviso di mancata consegna della PEC;
- Ottenere un numero di protocollo univoco, utile per consultare la notifica in seguito.
Dopo dieci giorni, il sistema genera automaticamente un “Certificato di Avvenuta Notifica”, che può essere scaricato e utilizzato nel processo. Tale strumento rende, da una parte, più agevole l’attività del professionista e, dall’altra, completa le previsioni normative in tema di funzionamento e validità delle comunicazioni tramite le PEC.
In base alla previsione degli artt. 149-bis c.p.c. e 3-ter della Legge n. 53 del 1994, anche per il destinatario la notificazione si ha per eseguita nel decimo giorno successivo a quello in cui è stato eseguito l’inserimento o, se anteriore, nella data in cui egli accede all’area riservata.
Se, invece, l’invio via PEC fallisce per cause non imputabili al destinatario, la notifica dovrà essere eseguita con le altre modalità previste dalla legge. Ad esempio:
- Il cancelliere potrà trasmettere l’atto tramite l’UNEP (Ufficio Notificazioni, Esecuzioni e Protesti);
- Se l’UNEP è coinvolto, la notifica verrà effettuata in formato cartaceo nei modi tradizionali;
- L’avvocato potrà rivolgersi direttamente all’ufficiale giudiziario oppure procedere autonomamente tramite il servizio postale.
In conclusione, si può affermare che le nuove regole sulle notifiche via PEC segnano un importante passo avanti nella digitalizzazione del processo civile. Grazie a queste modifiche, il sistema diventa più flessibile, garantendo che anche in caso di malfunzionamenti o impedimenti tecnici la notifica possa essere completata senza ritardi e incertezze. L’introduzione del Portale dei Servizi Telematici come alternativa al tradizionale metodo di notificazione tramite l’Ufficiale Giudiziario rappresenta una soluzione innovativa per superare gli ostacoli burocratici e tecnici del sistema di comunicazioni via PEC e rende, altresì, la giustizia più accessibile, efficiente e digitalizzata.
Per chi opera nel settore legale, è fondamentale aggiornarsi su queste novità e sfruttare al meglio i moderni strumenti digitali a cui viene riconosciuto un importante valore legale.
Per maggiori approfondimenti tecnici, si rinvia alla nota esplicativa della DGSIA del 13.11.2024:
( https://pst.giustizia.it/PST/it/paginadettaglio.page?contentId=ACC3724)
